TEDARİK ZİNCİRİ YÖNETİM SİSTEMİ

Tedarikçi İzleme Yaklaşımımız

1. Amaç ve Kapsam

Enerjisa Müşteri Çözümleri olarak, tedarik zincirimizin çocuk işçiliği, zorla çalıştırma ve insan kaçakçılığı dahil olmak üzere çalışma toplumunu olumsuz etkileyen insan hakları ihlallerinden tamamen arınmış olmasını sağlamayı taahhüt ediyoruz Etik iş uygulamalarını teşvik etmenin ve faaliyet gösterdiğimiz toplumların refahını korumanın bizim sorumluluğumuz olduğuna inanıyoruz. Bu temel ilkeler konusunda İnsan Hakları Politikamız, Üçüncü Taraf İlişkileri Politikamız ve Üçüncü Taraf Davranış Kuralları ve Uyum Beyanımız ile kendimize dayanak yaratmış durumdayız.

Bu taahhüdümüzü yerine getirmek için, tedarikçilerimizle ilgili riskleri değerlendiren ve tedarik zinciri boyunca katı standartları koruyan kapsamlı bir izleme mekanizması oluşturduk. İzleme mekanizmamız düzenli yerinde denetimleri, tedarikçi çalışanlarımızla görüşmeleri ve işgücü uygulamalarıyla ilgili belgelerin incelenmesini içermekte. İncelememize ilişkin ayrıntıları Enerjisa Müşteri Çözümleri Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Talimatı, Tedarikçi Risk ve Denetim Metodolojisi içinde tanımlamış durumdayız.

Ayrıca, tüm güneş paneli tedarikçilerimize işçi hakları ve insan hakları konusunda en iyi uygulamaları hayata geçirmeleri için gerekli Düzeltici Eylem Planını (CAP) sağlayarak tedarikçilerimiz arasında sürekli gelişimi teşvik ediyor, güneş paneli sektöründe etik ve sürdürülebilir uygulamaları teşvik etmek için sektör uzmanları ve diğer paydaşlarla iş birliği yapıyoruz.

Etik davranış standartlarını koruma ve hizmet ettiğimiz toplumlar üzerinde olumlu bir etki yaratmaya kararlılığımız gereği sayılan önlemleri uygulayarak, tedarik zincirimizin ilgili tüm iş ortakları için şeffaf, adil ve güvenli olmasını sağlamayı amaçlıyoruz.

2. Tanımlar

Tanımlar

Düzeltici Eylem Planları : Enerjisa Müşteri Çözümleri’nin denetim bulguları sonucu, tedarikçinin risklerini minimuma indirmesi için alması gereken aksiyonları, bu aksiyonların hedef tarihlerini beyan ettiği plandır.

Masaüstü İncelemesi : Denetim sürecinde teslim edilen dokümanların ve saha denetim gözlemlerinin bilgisayar ortamında değerlendirilmesidir.

Ön Kontrol Listesi: Tedarikçinin onaylı tedarikçi havuzuna dahil edilmesinin değerlendirilmesi amacıyla e-mail ile yönlendirilen soru listesidir.

Risk Değerlendirme Aracı : Tedarikçinin önceden belirlenmiş risk kategorilerini, bu kategorilerin değerlendirme verilerini ve bu verilerin puan karşılıklarını içeren formüllü dokümandır.

Birinci Kademe Tedarikçi : Enerjisa Müşteri Çözümleri ile doğrudan sözleşme imzalamış tedarikçilerdir.

Ürün Ağacı Listesi : Denetim aşamasında talep edilen, tedarikçinin ürününün üretim süreçlerinde kullanılan ve bitmiş bir ürünü bir araya getirmek için gereken bileşenlerin, malzemelerin ve hammadde ürünlerinin, ürünlerin temin edildiği tedarikçilerin ve ağaçtaki ürünlerin tedarik edildikleri adreslerin beyan edildiği tam listesidir.

3. Tedarikçi Seçimi ve Çalışmaya Başlama

Yeni tedarikçiler için, tedarikçinin insan haklarına saygılı bir çalışma koşullarına ilişkin kayıtları ve prosedürleri, işgücü uygulamaları ile yerel ve uluslararası yasalara uyumuna ilişkin masaüstü incelemeleri de dahil olmak üzere bir ön kontrol listesi ile risk haritalaması yapmaktayız. Tedarikçi sözleşmelerimiz insan hakları ve çalışma standartlarına uyulmasını gerektiren maddeler içermektedir. Aşağıda tedarikçi seçiminde ve çalışmaya başlama aşamasında yaptığımız kontrollere ilişkin detaylara yer verilmiştir.

3.1. Tedarikçi Seçimi

İş ortaklarının araştırması ile tarafımızca belirlenebileceği gibi e-posta, sosyal ağlar, sosyal medya ve diğer bağlantılar gibi kanallar aracılığıyla da bize ulaşabilmektedir. Alınacak ürün veya hizmete ilişkin oluşturulan bu ilk listede yer alan kuruluşların listesi aşağıdaki şekilde yapılır;

3.1.1.1. Risk Değerlendirmesi

Yeni Güneş Paneli tedarikçileri Tedarikçi Ön Kontrol Listesi ve Risk Değerlendirme Aracı ile değerlendirilir. Satın müdürlüğü, proje uygulama, iş geliştirme ve analiz, tesis işletme ve bakım gibi teknik iş birimleri, finans, insan ve kültür, sürdürülebilirlik, uyum ve hukuk müşavirliği ekiplerinden oluşan ilgili birimlerin yöneticileri tarafından yetkilendirilen ekip, risk parametrelerini incelemekten sorumlu olacaktır. Bu ekip Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğü tarafından kurulur ve yönetilir.

3.1.1.2. Seçim

Tedarikçiler, satın alma tedarikçi havuzuna kabul edilmek için değerlendirilir. Yeni iş ortakları, soru setleri ve saha ziyaretlerinde yapılan gözlemler neticesinde ticari ve teknik yeterlilik, kapasite, sürdürülebilirlik ve çevresel uygulama/prosedürler, risk değerlendirmesi ve işçi hakları, insan hakları ve etik iş kurallarına uyum gibi kriterlere dayalı titiz bir değerlendirmeden geçirilir. Yapılan değerlendirmenin neticesine göre en uygun tedarikçi adayları tespit edilir. Seçime ilişkin detaylar Enerjisa Müşteri Çözümleri Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Talimatı içinde yer almaktadır.

3.2. Tedarikçi ile Çalışmaya Başlanması

İhale ve sözleşme süreci başlamadan önce firmalarla Gizlilik ve Bilgi Güvenliği Sözleşmesi ve 3. Taraf Davranış Kuralları ve Uyum Beyanı imzalanır.

Müzakere: İş etiği kurallarımıza ilişkin müzakerelerde Şiddete Sıfır Tolerans yaklaşımına sahibiz. Bu kapsamda seçilen tedarikçilerle yapılan müzakereler, fiyatlandırma, teslimat programları ve diğer ticari şartlar dahil olmak üzere işin yapılışına ilişkin koşulları ve sözleşme maddelerini kapsar.

Sözleşmenin İmzalanması : Sözleşmeler, iş ortağı ile devam edecek ilişki boyunca yasal uyum ve etik davranış kurallarına uyumu sağlamak için insan hakları, işçi hakları ve çocuk işçilik ile mücadeleye ilişkin ilkeler dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere yükümlülükleri ve taahhütleri belirlemek için resmileştirilir.

Performans İzleme: Tedarikçi performansının sürekli izlenmesi, Risk Değerlendirme Aracına göre değerlendirmeyi, insan ve işgücü uygulamalarında, sahip olunan etik davranış kurallarında sürekli iyileştirmeyi ve izlenebilirliği teşvik etmeyi içerir. Enerjisa Müşteri Çözümleri olarak bizler ve iş ortaklarımız; iş ortağı seçimi ve işe alım süreçleri boyunca politikalarımıza, kurallarımıza ve standartlarımıza bağlı kalarak, sürdürülebilir ve sorumlu tedarik zinciri yönetimine katkıda bulunur, etik iş ilişkilerini teşvik eder ve insan hakları ve çevre yönetimini destekleriz.

4. Tedarik Zincirinin Birinci Kademenin Ötesinde Haritalanması

Enerjisa Müşteri Çözümleri olarak yalnızca Birinci Kademede yer alan tedarikçileri içermeyen, tedarikçilerin iş ilişkisinde bulunduğu tarafları da içeren kapsamlı bir tedarik zinciri haritası geliştiriyoruz. Enerjisa Müşteri Çözümleri ile doğrudan satın alma sözleşmesi imzalayan Birinci Kademe tedarikçilerinin, kendi tedarikçilerini de Tedarikçi Ön Kontrol Listesi ile birlikte sunulacak Ürün Ağacı Listemiz aracılığıyla değerlendirmelerini, malzeme ve ürün akışı konusunda açıklama ve bilgi temin etmesi konusunda talepte bulunmaktayız. Ürün Ağacı Listemiz, haritalama için kullanılan Risk Değerlendirme Aracı için önemli bir dayanak olup, tedarikçilerimizin kontrolleri ve risk seviyeleri konusunda yol gösterici olmaktadır. Birinci Kademe tedarikçilere yaptığımız yıllık yerinde ziyaretler sırasında, tedarikçiler tarafından sağlanan ve kendi tedarikçilerini gösteren Ürün Ağacı Listesinin doğruluğunu ayrıca kontrol etmekteyiz.

5. Risk Değerlendirmesi

5.1. Risk Değerlendirme Profili

Tedarikçileri aşağıdaki risk kategorilerine göre değerlendirmek için Risk Değerlendirme Aracımızı kullanmaktayız. Bu inceleme esnasında;

1. Coğrafi Konum (OECD veri tabanından)
2. Ülke ve Sektör (ILAB veri tabanından)
3. Sendikalaşma imkanı
4. Çalışan sayısı
5. Geçmiş denetim ve incelemeleri
6. Tesis kurulumu ve ticari, teknik, İSG konularına ilişkin kontroller
7. Şikayetleri ele alma prosedürü
8. Enerjisa Müşteri Çözümleri ile ABD Doları cinsinden yıllık iş hacmi hususları dikkate alınmaktadır.

Ayrıca solar panel çalışmalarımıza özgü tedarikçilerimiz nezdinde zorla çalıştırma ve çocuk işçiliği gibi sektöre özgü insan hakları konularını da araştırıyoruz. Otomatik bir izleme mekanizması sağlamak için Enerjisa Enerji'nin ilgili her bir iştirakine kurulacak olan yaptırım tarayıcıları yazılımı ile siyasi değişiklikler veya ekonomik krizler gibi insan haklarını etkileyebilecek küresel ve bölgesel eğilimleri izliyoruz. Bu bilgiler tedarikçi ön seçim kriterlerimizi beslemektedir. Yani sıra Risk Değerlendirme Aracı sadece mevcut tedarikçileri değil aynı zamanda yeni tedarikçilerimiz de kapsamaktadır.

5.2. Risk Puanlaması

Tedarikçi Risk ve Denetim Metodolojisine uygun olarak, belirlenen her bir riske Enerjisa Müşteri Çözümleri tüzel kişiliği, çalışanları ve paydaşları üzerindeki potansiyel etkisine göre bir puan veriyoruz.

1'in en düşük etki/olasılık ve 5'in en yüksek olduğu 1'den 5'e kadar önceden tanımlanmış bir ölçek kullandığımız bu sistemde, saha ve uzaktan denetimi gerçekleştirilen tedarikçiler birbirinden farklı 8 konu başlığında 1-5 arası puanlanmakta ve toplam risk puanı açısından 8 en düşük ve 40 en yüksek puana tekabül etmektedir. Bu sistem ile riskleri kritik, yüksek, orta, düşük ve çok düşük kategorilerine ayırmak için kullanmakta ve buna göre değerlendirmelerimizi yapmaktayız.

Riskin olasılığını, ülkenin insan hakları sicili (OECD ve ILAB veri tabanından), tedarikçinin geçmiş performansı ve sektördeki bilinen riskler gibi faktörlere göre puanlıyoruz. Bunun yanında riskin etkisini bertaraf etmek adına, zorla çalıştırma ve/veya çocuk işçi çalıştırmanın tespiti halinde tedarikçiler ile ilişkilerimizi sonlandırırız.

6. İnceleme ve Düzeltmeler

Tedarikçilerimize yönelik risk puanlaması ve kategorizasyonu dinamiktir, güncel koşullar veya denetimlerden, çalışma sürecindeki gözlemlerimiz neticesinde yeni bilgiler ortaya çıktıkça düzenli olarak güncellenir. Bu süreç Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğü tarafından yönetilir. Bu dinamik yapı içinde Enerjisa Müşteri Çözümleri olarak stratejileri ve eylem planlarımızı mevcut risk ortamını yansıtacak şekilde ayarlar ve herhangi bir önemli olaydan sonra veya düzenli aralıklarla yeniden değerlendiririz.

7. İnsan Hakları Risklerinin Önceliklendirilmesi

Temel insan haklarını etkileyen yüksek etkili risklerin (örneğin, zorla çalıştırma veya ciddi ayrımcılık vakaları) doğması açısından potansiyeli bulunduğu gözlemlenen ve bu nedenle kritik risk olarak değerlendirilen (ölçeğimizde 5 puan alan) tedarikçilere, olasılık puanına bakılmaksızın en yüksek denetim ve izleme önceliği vermekteyiz. Kritik risk tespit edilmesi durumunda, Satın Alma ve Lojistik Müdürlüğümüz tarafından görevlendirilen ekip aracılığı ile derhal yerinde ziyaretler gerçekleştirerek, gerekli kontrolleri sağlamaktayız.

8. Düzenli Denetimler ve Teftişler

Tüm Birinci Kademe güneş paneli tedarikçileri için Enerjisa Müşteri Çözümleri Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Talimatında detaylandırıldığı gibi iş kanunlarına ve insan hakları taahhütlerine uyumu doğrulamak adına yıllık denetimler planlanmaktadır. Bu denetimler Enerjisa Müşteri Çözümleri tarafından görevlendirilen ekip tarafından gerçekleştirilir ve ihtiyaç duyulması halinde üçüncü taraf denetim hizmeti alınabilir.

Çevresel, sosyal ve yönetişim konularını içeren Enerjisa Müşteri Çözümleri Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Talimatına uygun şekilde yapılacak denetimler için yerinde ziyaret gerçekleştirilir. Bu controller esnasında Enerjisa Müşteri Çözümleri Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Talimatına uygun şekilde risk faktörleri belirlenir ve ilgili uygunsuzlukların giderilmesi için tedarikçi tarafından alınması gereken aksiyonları içerir Düzeltici Eylem Planları (DEP) atanır.

Tedarikçi nezdinde herhangi bir uyumsuzluk bildirimi, bu hususta bir şikayet alınması veya şüphe duyulması halinde, yanıt olarak planlanmamış denetimler de gerçekleştirilebilir. Uyumsuzluklar, bildirimler aracılığı ile iç şikayet mekanizması yoluyla beyan edilebileceği gibi yerinde denetimler yoluyla da tespit edilebilir.

9. Takip ve Sürekli İyileştirme

Yapılan denetimler neticesinde alınması beklenen aksiyonlara ilişkin, takip denetimleri ve düzenli performans değerlendirmeleri yoluyla Düzeltici Eylem Planlarının uygulanmalarını izlemeye ve ve iyileştirici önlemlerin etkinliğini doğrulayarak ölçmeye devam etmekteyiz.

Düzeltici Eylem Planı’nın kapsamına ve önceliğine bağlı olarak, eylemler kanıtlayıcı belgeler ve kayıtlar yardımıyla kapatılabilmektedir. Gerekli görülmesi halinde, yıllık ziyaretlere ek olarak aksiyon takibi ve kapatılması için ek tedarikçi ziyaretleri gerçekleştirilmektedir.

Enerjisa Müşteri Çözümleri olarak Düzeltici Eylem Planı’nda belirlenen aksiyonları en fazla 12 ay içinde tamamlanasını talep etmekteyiz. Düzeltici Eylem Planlarımıza yanıt vermeyen veya aksiyonlarını zamanında tamamlamayan tedarikçilerle iş ilişkileri askıya alma opsiyonumuzu her daim değerlendirebiliriz.

Denetim bulgularından çıkarılan dersleri tedarik zinciri yönetim sisteminin ve risk azaltma stratejilerimizin sürekli iyileştirilmesine dahil ederek, gelişmeye devam eden bir yapı oluşturma gayreti taşıyoruz.

10. Performans Ölçütleri ve Skor Kartları

Risk Değerlendirme Aracı ve Tedarikçi Risk ve Denetim Metodolojisi aracılığıyla çalışma koşulları ve insan hakları konularında tedarikçi performansının izlenmesinde bir puan kartı sistemi kullanılmaktadır.

5.1 ve 5.2’de bahsi geçen kategori ve puanlama sisteminde detaylandırılan risk faktörlerine dayalı performans değerlendirmeleri, satın alma kararlarına dayanak oluşturmak, uyum yükümlülüklerinin kontrolü ve iyileştirmeyi teşvik etmek için yapılır.

Çocuk işçiliği ve/veya zorla çalıştırma gibi en kritik öncelikli riskler, bildirimin alınmasından sonraki 1 iş günü içinde EBRD'ye bildirilir.

11. Raporlama ve İletişim Kanalları

Raporlama ve iletişim kanalları Dahili Şikâyet Eskalasyon Prosedürü’nde düzenlenmiştir. Tedarik zincirindeki çalışanların misilleme korkusu olmadan ihlalleri bildirmeleri için güvenli ve anonim bir raporlama mekanizması vardır. Bu mekanizma tedarikçinin Enerjisa Müşteri Çözümleri tarafından seçilebilmesi adına talep olunan unsurlardan biridir.

Enerjisa Müşteri Çözümleri olarak sahip olduğumuz etik ilkelere, insan haklarına saygı konusundaki hassasiyetlerimize, politika ve prosedürlerimize aykırı bir durumun varlığı halinde tedarikçilerimiz, tedarikçi çalışanlarımız ya da ilgili üçüncü taraflarca bildirimde bulunmak ve iletişim kurmak için iletişim bilgilerinin gizliliğinin korunduğu ENETIK@enerjisa.com e-posta adresi ve 0 (216) 579 09 14 numaramızın yanında ve bunlarla sınırlı olmayacak şekilde iletişim kanallarımız bulunmaktadır. Her halükarda Enerjisa Müşteri Çözümlerine bu yönde bir bildirimin yapılması halinde ilgili mekanizmalar doğrudan harekete geçirilmektedir.

12. Şeffaflık ve Geri Bildirim

Tedarikçi izleme çalışmalarında şeffaflık, bulguların doğrudan tedarikçilere e-posta yoluyla iletişim kurulması aracılığıyla sağlanmaktadır.

Çalışma koşulları ve insan hakları standartlarının korunmasında kaydedilen ilerleme ve karşılaşılan zorluklar da dahil olmak üzere tedarik zinciri sorumluluğuna ilişkin yıllık bir rapor, sürdürülebilirlik departmanı tarafından uyum ve insan kültür ekipleri ile koordineli olarak üst yönetime sunulur.